Instalace a provoz kamerového systému se záznamem ve školní jídelně

0

MONIK A PUŠKINOVÁ, ALICE FRÝBOVÁ

Relativně často je v prostředí školních jídelen provozován kamerový systém se záznamem. Cílem článku je seznámit školní jídelny s možnostmi instalace a provozování kamerového systému se záznamem1 v souladu s požadavky Nařízení Evropského parlamentua Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“).

Z jakého důvodu může školní jídelna instalovat kamery se záznamem?

K provozování kamerového systému musí mít každý správce (školní jídelna, která je samostatným subjektem; resp. právnická osoba, která vykonává činnost školy a školní jídelny) právní důvod. Proto by měl každý správce důkladně zvážit, proč chce kamery se záznamem instalovat, resp. čeho chce jejich instalací dosáhnout. Důvodem pro instalaci kamer se záznamem je zpravidla ochrana majetku školní jídelny a žáků či ochrana bezpečnosti a zdraví strávníků. V tomto případě, vyjádřeno v terminologii GDPR, je právním základem pro zpracování osobních údajů oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Jaké prostory může kamera se záznamem zabírat?

Druhým krokem v činnosti správce je určení prostor, které má kamera se záznamem snímat, a to společně s vyvozením skupiny osob, které se mohou v daných prostorách vyskytovat.

Obecně lze říci, že kamery se záznamem lze nainstalovat   na takových místech, ve kterých objektivně převáží zájem školní jídelny na sledování konkrétního místa nad právem na ochranu soukromí člověka. Z rozhodovací  praxe  Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) vyplývá, že bude zpravidla obhajitelné umístit kameru se záznamem u vchodu do školní jídelny a u odkládacích skříněk (tedy v prostoru, ve kterém strávníci odkládají tašky a oblečení). Naopak zapovězená by měla být instalace kamer se záznamem na toaletách či zaměřená na prostor, ve kterém se strávníci shromažďují a odebírají oběd.

Pro  školní  jídelnu  je  dále  významné  omezení  obsažené  v § 316 odst. 2 zákoníku práce, podle kterého nemůže za- městnavatel bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách za- městnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování. To pro provoz běžné školní jídelny znamená, že nemůže nainstalovat kameru se záznamem do prostoru kuchyně či výdeje jídel, ve kterém by sledovala zaměstnance jídelny.

Zabezpečení kamerového systému a záznamů

Pokud správce  uvážil,  koho  a  co  chce  kamerami  bránit,  a zvolil správné prostory, které bude monitorovat, může se přesunout k dalšímu kroku, a tím je zajištění zabezpečení kamerového systému se záznamem. Ten musí odpovídat specifikaci uvedené v čl. 25 GDPR a podmínkám zakotveným v čl. 32 GDPR. To znamená, že správce by měl určit opráv- něnou osobu, která bude mít přístup k záznamům z kamer, a naopak zajistit, aby se do záznamů nedostala žádná neoprávněná osoba. Samozřejmostí by  mělo  být  logování (tj. pořizování elektronických záznamů, které umožní určit  a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje za- znamenány nebo jinak zpracovány), alespoň do té míry, aby bylo zřejmé, jaký uživatel se na daný záznam podíval či s ním nakládal. Na druhou stranu není bezpodmínečně nutné tyto záznamy šifrovat2.

Doba uchování záznamu

Při pořízení kamerového systému se záznamem je nutné určit dobu, po kterou bude záznam z kamer uchován. Doba uchování záznamů se u škol a školských zařízení pohybuje v rámci několika dnů, jako bezpečnou dobu lze uvést tři dny. Po uplynutí doby uchování má být kamerový záznam smazán, což se většinou bude dít automaticky. V případě delšího časového horizontu je nutné, aby správce dokázal toto počínání obhájit. Obhajitelná bude např. situace, kdy kamerový systém reaguje na pohyb, a snímá tedy pouze v případě, že pod ním někdo projde. V případě hlavních prázdnin tak může dojít k situaci, že záznam bude přepsán až po dvou měsících, a přesto tato situace nebude v rozporu s požadavky GDPR.

Záznamy z kamer by měly být používány pouze v odůvodněných případech, např. krádež, napadení atp. V takových případech lze poskytnout záznamy příslušným orgánům (Policie ČR, pojišťovna…) a uchovat je po dobu nezbytně nutnou např. k prošetření krádeže (tj. déle než např. výše uvedené tři dny).

Informační povinnost

GDPR upravuje v článku 13 informační povinnost správce  v případě, že získává osobní údaje od subjektu údajů. V souladu s uvedeným ustanovením GDPR by měl správce osobám, jejichž osobní údaje zpracovává, sdělit mimo jiné své identifikační údaje, dále informaci o tom, zda jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů a kdo jím je, pro jaký účel osobní údaje zpracovává a na jakém právním základě. Dále by měl subjekty údajů informovat o případných příjemcích či kategoriích příjemců osobních údajů a o případném úmyslu předat osobní údaje do třetí země a o existenci či neexistenci rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně.

Částečně lze informační povinnost správce splnit řádným označením monitorovaného prostoru piktogramem kamery s uvedením kontaktních údajů správce osobních údajů. Piktogram by se měl nacházet na viditelném místě před vstupem do monitorovaného prostoru. Jak je však zřejmé z výše uvedeného neúplného výčtu informací, které správce sděluje v souladu s čl. 13 GDPR, pouhým vyvěšením piktogramu s uvedením identifikačních údajů správce a kontaktních

údajů na správce nesdělí správce všechny informace vymezené v čl. 13 GDPR. Proto musí správce věnovat dostatečnou pozornost plnění informační povinnosti (nejčastěji zveřejněním informací na webových stránkách správce).

Dokumentace spojená s provozováním kamerového systému se záznamem

Provozování kamerového systému se záznamem není příležitostnou aktivitou správce. Proto tato činnost musí být uvedena v záznamech o činnostech zpracování3 (viz čl. 30 GDPR). Záznamy o činnosti zpracování se vyhotovují písemně, přičemž za písemnou formu se považuje i elektronická forma (čl. 30 odst. 3 GDPR).

Je vhodné, aby byla, ať již prostřednictvím pokynu zaměstnavatele, či v interním předpise, stanovena osoba, která má přístup k záznamům z kamerového systému, a dále případné další podrobnosti technických a organizačních bezpečnost- ních opatření spojených s činností kamerového systému se záznamem.

Zrušení oznamovací povinnosti vůči Úřadu

Pro ujasnění dodáváme, že oznamovací povinnost vůči Úřadu byla s účinností GDPR, tzn. od 25. 5. 2018, zrušena. Nicméně ty školní jídelny, které měly provozování kamerového systému „posvěceny“ Úřadem, se budou moci i do bu- doucna spolehnout, že provoz jejich kamerového systému se záznamem je v souladu s požadavky GDPR.

Závěr

Instalace kamerového systému se záznamem není z úhlu pohledu GDPR snadnou záležitostí. Školní jídelny si musí nejprve ujasnit, čeho chtějí instalací kamer docílit, poté zvolit vhodné místo, které nezasahuje přespříliš do soukromí subjektů údajů, zvolit  správnou  dobu  uchování  záznamu a zabezpečit záznamy proti jejich zneužití. Dále je třeba připravit pro kamerový systém záznam o činnostech zpracování osobních údajů. Nově však již není nutné (a ani možné) ohlašovat toto zpracování Úřadu.


1 Na provozování kamerového systému bez záznamu se GDPR nevztahuje.

2 ŽŮREK, J. Praktický průvodce GDPR. Olomouc: aNaG, 2017, s. 209.

3 Záznamům o činnostech zpracování je věnován článek publikovaný ve Speciálu pro školní jídelny č. 3/2018.

PhDr. Mgr. Monika Puškinová, Ph.D.,

poradenské služby ve školství

Mgr. Alice Frýbová,

specialistka na ochranu osobních údajů, aK holubová advokáti, s. r. o.

zdroj: Speciál pro školní jídelny. Místo: Wolters Kluwer ČR www.wolterskluwer.cz, 2019, 1/2019. ISSN: 2336-6818.

Sdílet.